CASE STUDY

Stadt Pfaffenhofen an der Ilm:
Stadtverwaltung stellt auf Microsoft Lync um

Der Umzug in ein neues Verwaltungsgebäude gab den Anstoß für die Neukonzeption der ITK-Struktur. „Unsere analoge Telefonanlage war zehn Jahre alt, eine Erweiterung für die Anbindung des neuen Verwaltungsgebäudes wäre mit erheblichen Kosten verbunden gewesen“, erläutert Jürgen Ostermeier, Amtsleiter IT bei der Stadt Pfaffenhofen. Bürgermeister Thomas Hecker war zudem an einer integrierten Lösung gelegen.

Die Stadt Pfaffenhofen beauftragte datac Kommunikationssysteme zunächst mit einer Vorstudie. „Durch die Microsoft-Rahmenverträge der öffentlichen Hand stand neben den herkömmlichen IP-Telefonanlagen besonders die Lync-Lösung im Focus. Wichtig war uns bei der Umsetzung, dass wir das Projekt mit einem Microsoft Lync zertifizierten Partner durchführen, den haben wir mit datac gefunden.“

Die Herausforderung

Microsoft Lync sollte als zentrale Kommunikationsplattform eingesetzt werden und so die Telefonanlage ablösen. Zudem sollte Exchange Unified Messaging integriert werden.

Die Lösung

datac Kommunikationssysteme hat den Lync Server virtuell auf einem Microsoft Hyper-V-Server aufgesetzt. Um Hochverfügbarkeit zu garantieren, wurden zwei Dialogic DMG 4030 Gateways mit je 30 ISDN-Kanälen an getrennten Standorten mit separaten Amtsanschlüssen installiert: Eines der Gateways arbeitet als survivable Branch Appliance, um einen Ausfall des Lync Servers zu kompensieren.

Aktuell wird auch die Rufumleitung zu den verschiedenen Außenstandorten über diese Gateways realisiert. Das Voicemail-System Exchange Unified Messaging steht den Mitarbeitern der Stadt über Microsoft Exchange 2010 zur Verfügung. Für die Telefonzentrale, das Bürgerbüro, die Vorzimmer und die interne IT-Hotline wurden zusätzlich Microsoft Lync Reaktionsgruppen eingerichtet. Nach Teststellungen durch datac hat sich die Verwaltung für klassische Lync Endgeräte von Polycom entschieden.

Die Vorteile

Die Mitarbeiter der Stadt Pfaffenhofen profitieren jetzt von optimierter Kommunikation. „Durch die IP-Telefonie und die Unified Messaging-Integration läuft die Kommunikation über eine Plattform. Die Mitarbeiter sehen den Presence-Status ihrer Kollegen, finden ihre Voicemails im Posteingang und können über ihr Outlook-Adressbuch telefonieren“, fasst Ostermeier die Vorteile zusammen.

Die neue Lösung wurde deshalb schnell und weitgehend „geräuschlos“ angenommen wie der IT-Amtsleiter betont. Flächendeckende Schulungen und eine Phase mit Pilot-Usern haben ebenfalls dazu beigetragen, dass die Umstellung auf gute Akzeptanz stieß.