11.11.2021

Neu in Teams: Speicherorte für Besprechungen

Kalenderbesprechungen werden seit Q1/2021 nicht mehr in Microsoft Stream, sondern in SharePoint Online, alle anderen Besprechungen in Microsoft OneDrive for Business gespeichert. Die Aufzeichnung wird zusätzlich im Chatverlauf, und falls es eine Kanalbesprechung war, auch in der Kanal-Unterhaltung veröffentlicht. Die Aufzeichnung läuft nicht ab, außer es wird eine entsprechende Aufbewahrungsrichtlinie festgelegt.

 

Jetzt hat Microsoft angekündigt, dass Microsoft Stream als Plattform in naher Zukunft nicht mehr unterstützt wird. Jede Organisation kann jedoch individuell festlegen, Microsoft Stream als Speicherort beizubehalten. Wenn ein Administrator eine Unternehmensrichtlinie für das Speichern in Microsoft Stream eingerichtet hat, muss diese jedoch erst akzeptiert werden, bevor die Aufzeichnung beginnen kann.

 

Aus unserer Sicht bieten OneDrive for Business und SharePoint Online zum Speichern von Aufzeichnungen zahlreiche Vorteile: die Aufbewahrungsrichtlinie für Teams-Besprechungsaufzeichnung (S+C E5 autoretention lables), Online Information Governance für OneDrive for Business und SharePoint, einfach einzustellende Berechtigungen und Freigaben sowie die Freigabe von Aufzeichnungen für Gäste (externe Benutzer) und die Möglichkeit der Zugriffsbeantragung. Aufzeichnungen sind schneller verfügbar, und können via OneDrive- und SharePoint-Links freigegeben werden. Zusätzlich profitiert ihr von der „Go Local“- und Multi-Geo-Tenant-Unterstützung – Aufzeichnungen werden in einer für den Benutzer spezifischen Region gespeichert – sowie von „Bring your own key“ (BYOK).

 

Könnt ihr eine Teams-Besprechungsaufzeichnung nicht erfolgreich auf OneDrive oder SharePoint hochladen, wird die Aufzeichnung stattdessen 21 Tage im Azure Media Services (AMS) gespeichert. Benutzer können das Video von dort herunterladen und als Kopie abspeichern.

 

Eine Neuerung für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen gibt es ebenfalls: Ge-speicherte Inhalte können demnächst mit einer begrenzten Dauer bei der Speicherung versehen werden. So könnt ihr beispielsweise eine Aufzeichnung nur für vier Wochen zur Verfügung stellen. Nach den vier Wochen wird die Aufzeichnung dann automatisch gelöscht. Der Vorteil ist zum einen, dass sich Inhalte nicht über einen längeren Zeitraum sammeln und damit die Speicherkapazität niedriger gehalten wird. Das ist auch ein wichtiges Instrument in Hinblick auf Art 5 Abs. 1 e DSGVO, der eine Speicherung von personenbezogenen Daten für einen längeren Zeitraum erlaubt, wenn eine sogenannte „Speicherbegrenzung“ gewährleistet ist.

 

Denise Erdalan, Consulting datac Kommunikationssysteme