29.3.2022

Akzeptanzmanagement – Arbeitswelt im Wandel

Es bleibt für uns alle ein spannendes Thema: Die Digitalisierung treibt den Wandel der Arbeitswelt immer schneller voran. Das stellt auch Unternehmen vor neue Herausforderungen, denn nicht selten verläuft die Digitalisierung im Privatleben schneller als in der Arbeitsumgebung. Bei der Zusammenarbeit mit unseren Kunden erhalte ich von deren Mitarbeitern oft das Feedback, dass sie privat öfters eher moderne Anwendungen und Geräte nutzen, als diese vom Unternehmen bereitgestellt werden.

 

Im Rahmen von Gruppenarbeiten und World Cafés wird mir immer wieder der Wunsch nach unkomplizierter Kommunikation angegeben und steht dadurch weit oben auf der Liste. Über Apps wie WhatsApp oder Facebook kann man sich austauschen und im Bedarfsfall sehr simpel Gruppen zusammenstellen, während im Unternehmen vergleichsweise schwerfällig mit E-Mails und E-Mail-Verteilerlisten hantiert wird. Das Bedürfnis der Mitarbeiter nach einfacher Kommunikation dürfen wir nicht unterschätzen. Dies wird auch an den aktuellen Trends deutlich erkennbar:

  • Immer mehr Zusammenarbeit in Teams
  • Hoher Fokus auf Homeoffice und Remote Arbeit
  • Agile Arbeitsmethoden
  • Stärkere IT-Einbindung von Mitarbeitern ohne Office-Arbeitsplatz (Produktion, Handel)

Meiner Erfahrung nach, reicht es daher nicht aus einfach einen modernen Dienst wie z.B. Microsoft Teams bereitzustellen, sondern es bedarf auch verschiedener geeigneter Maßnahmen, die für die Einführung eines solchen neuen Systems und einer neuen Arbeitsweise notwendig sind.

 

Die Grundlage für jedes gelungene Projekt, für jeden gelungenen Change, ist eine transparente und kontinuierliche Kommunikation. Der Kommunikationsplan ist ein hilfreiches Tool, um alle Beteiligten zum richtigen Zeitpunkt vollständig abzuholen und bietet hier eine Basis für einen geplanten Informationsaustausch. Im Idealfall wird dieser am Anfang des Projekts in der Konzeptionsphase erstellt. Gemeinsam mit Ihnen arbeiten wir im Workshop, wie Ihr Unternehmen aktuell kommuniziert. Was hat in Ihrem Unternehmen den wenigsten Aufwand und den meisten Erfolg? Des Weiteren müssen Sie sich über Ihr Zielbild Gedanken machen und sich vorab folgende Fragen stellen:

  • Soll das gesamte Unternehmen bereits in dieser Phase über Microsoft Teams informiert werden? Wenn ja, wie?
  • Warum wird eine Einführung von Microsoft Teams in Betracht gezogen?
  • Welche Verbesserungen erwartet das Unternehmen für sich als Ganzes und für jeden einzelnen Mitarbeiter?
  • Wie werden die Teilnehmer unterstützt? Gibt es Schulungsmaterialien?
  • Gibt es Besprechungen?
  • Wie kann Feedback gegeben werden?
  • Was sind Kerntermine?

Sind diese Fragen geklärt, gehen wir gemeinsam den Kommunikationsplan an. Der Kommunikationsplan sollte dabei folgende Parameter beinhalten:

  • Kommunikationsziel: Klar definiertes Ziel der Kommunikation (SMART), z.B.: Jeder Benutzer erhält x Tage vor der Verfügbarkeit eine Countdown-Email zur Verfügbarkeit von Microsoft Teams
  • Kommunikationszweck: Welchen Zweck verfolgt ihr mit der Kommunikation, z.B. die User werden informiert über das Rollout-Datum von Microsoft Teams
  • Kommunikationsinhalt: Welches Thema wird kommuniziert? Countdown-Email mit Rollout-Datum, Coming soon: a new way to work in Teams, Was kann Teams?
  • Kommunikationsempfänger, Kommunikationskanal &
    -methode: z.B. alle Keyuser des Projektes, per persönlicher Email
  • Verantwortliche Person: Wer sendet die Information an die Beteiligten? z.B. Marketing, Projektleitung

Die Herausforderungen rund um den digitalen Arbeitsplatz werden nicht weniger. Gerne unterstütze ich Sie dabei diesen Weg so einfach und unkompliziert wie möglich zu gestalten. Hier finden Sie weitere Informationen dazu.

 

Denise Erdalan, Training & Consulting