datac Cases
Hevert-Arzneimittel: Der Weg der
„sanften“ Migration

Eine 15 Jahre alte Telefonanlage und eine 2-Draht-Telefonverkabelung waren der Ausgangspunkt für eine komplette Neukonzeption der ITK-Infrastruktur bei dem Arzneimittelhersteller Hevert aus Nussbaum bei Bad Sobernheim.

Man habe sich bewusst gegen einen abrupten Switch entschieden. „Wir wollten keinen Big Bang, sondern ein dezidiertes Vorgehen. Zum einen sollten vor einem unternehmensweiten Roll-out alle Kinderkrankheiten behoben sein, zum anderen müssen bei solch einer umfassenden Umstellung Mitarbeiter überzeugt und ins Boot geholt werden.“

Die Herausforderung

Am Beginn stand die Frage nach dem Wie und dem Womit. „Wir haben in der Planungsperiode gemeinsam mit einem externen Berater ein Lastenheft für unser Projekt erstellt. Intensiv wurde dabei diskutiert, ob Lync 2013 die richtige Lösung für uns sein könnte“, erläutert von Langen das Vorgehen. Schnell stellte man fest, dass viele IT-Systemhäuser zwar Lync-Lösungen umsetzen, ihnen jedoch die Erfahrung mit TK-Projekten fehlt. „Bei uns sollten ja IT und TK zusammenwachsen, also musste geklärt werden, welche Endgeräte werden eingesetzt, wie funktioniert es mit den Nebenstellen, wie ersetzt man die Telefonanlage etc.“ Im Rahmen eines datacForums zu Lync 2013 entstand der Kontakt zu datac Kommunikationssysteme. „datac kommt aus dem TK-Umfeld und verfügte zudem über umfassende Erfahrung mit Lync-Projekten – somit der passende Projektpartner für uns.“

Die Lösung

Für die UCC-Lösung mit Lync 2013 wurden zunächst die Serverstruktur mit einem dezidierten Rechenzentrum und eine strukturierte Glasfaserverkabelung auf Basis Gigabit aufgebaut. Lync 2013 wurde zum Start in der IT-Abteilung als Testumgebung eingesetzt und sukzessive im gesamten Unternehmen umgesetzt. „Unsere Mitarbeiter können über Lync telefonieren, Konferenzen abhalten, IM und Presence nutzen, den kompletten Standard eben.“ Abhängig sei die Nutzung natürlich von dem jeweiligen Arbeitsplatz. So werde beispielsweise Federation punktuell mit Dienstleistern eingesetzt, mancher nutze lediglich die Telefonie-Funktion. „Die Statusanzeige hilft in der Zusammenarbeit – man weiß, ob man eine reelle Chance hat, jemanden zu erreichen. Es entsteht eine gewisse Transparenz, die jedoch von der Handhabung des Einzelnen abhängt“, erläutert von Langen. Als weitere Tools setzt Hevert das Contact Kit von Estos und BusyOnBusy sowie Call Pickup von Colima ein. Mit dem Contact Kit können verschiedene Adressbücher konfigurierbar durchsucht werden, da diese zentral abgefragt werden. „Mit BusyOnBusy wird einem Anrufer besetzt signalisiert, falls der Zielteilnehmer bereits ein Telefonat führt und der mit Lync mögliche Zweitanruf unterdrückt wird. Call Pickup ist vor allem für unsere Mitarbeiter im Service wichtig, da Anrufe von einem anderen Apparat direkt übernommen werden können“, so von Langen.

Der Sprung zu VoIP sei für die Mitarbeiter groß gewesen. „Eine neue TK-Infrastruktur ist ein großer Einschnitt im Unternehmen.“ Da es zunächst Probleme mit der Sprachqualität im Zusammenspiel mit WLAN-Telefonen gab, sei der Unmut bei den Mitarbeitern zum Teil groß gewesen. „Alles, was mit den Telefonen nicht funktionierte, wurde auf Lync 2013 projiziert. So war die Akzeptanz bei den Mitarbeitern teilweise zunächst recht gering“, erklärt von Langen. Bei einem Projekt dieser Größenordnung seien viele Komponenten betroffen, da würden Probleme nicht ausbleiben. „Wichtig ist, dass man dann offen kommuniziert, um zu einer schnellen Lösung zu kommen. Wenn es gehakt hat, haben wir das offen und direkt angesprochen. Das wurde von datac geschätzt.“

Das Fazit

„Die schrittweise Integration von Unified Communications und Collaboration war für uns der richtige Weg. Dabei haben wir fast alle unsere Projektaufgaben, die wir uns in unserem Lastenheft vorgenommen haben, umgesetzt. datac hat in jedem Fall die geforderte Kompetenz mitgebracht. Im Rückblick haben sich unsere Erwartungen erfüllt und unsere Mitarbeiter arbeiten jetzt im Tagesgeschäft mit einer innovativen Unified Communications Lösung.“

Die bisherige ITK-Infrastruktur

  • Philipps Telefonanlage
  • Microsoft Lync 2010
  • 2-Draht-Telefonverkabelung

Die datac-Lösung

  • Microsoft Lync 2013
  • Colima BusyOnBusy
  • Colima Call Pickup
  • Estos Contact Kit
  • Spectralink WLAN-Handsets und -Endgeräte
  • Snom Telefonapparate
  • Polycom Roundtable
  • Strukturierte Glasfaserverkabelung
 

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