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Fax und Fax on Demand Server
Faxkomfort unter mrs Ist Fax hochmodern? Fax ist zwar keine moderne Technologie, sie ist aber für den Dokumentenaustausch noch immer der kleinste gemeinsame Nenner zwischen unterschiedlichen Geschäftspartnern. Fax ergänzt hervorragend ein E-Mail System in seinen Kommunikationsmöglichkeiten. Fax ist einer der Kommunikationsdienste im Unified Messaging System mrs. Es unterstützt sowohl die am weitesten verbreitete Betriebsart G3 aus dem analogen Telefonnetz, als auch den schnellen für ISDN definierten G4 Faxmodus. mrs optimiert den Faxverkehr für die herkömmlichen Faxendgeräte und den PC. Innerhalb der Unternehmensorganisation bietet mrs unabhängig von den Faxendgeräten viele Vorteile: Faxempfang mrs stellt jedem berechtigten Mitarbeiter sein Fax direkt persönlich zu. Diese Technik nennt sich "Automatische Faxeingangsvermittlung": Sie verkürzt die Arbeitsabläufe und spart Geld. Der Faxempfänger wird über ein Endgerät seiner Wahl optisch bzw. akustisch informiert und kann sich sein Fax am PC anschauen bzw. bearbeiten oder am Faxgerät/Drucker ausgeben lassen. Das Faxeingangsjournal im Server ist revisionssicher. Faxversand Beim Versenden von Faxnachrichten macht sich mrs erst richtig bezahlt: Ob fragmentiertes Faxversenden, zeitversetzter Versand zum Mondscheintarif (Least Cost Timing) oder die preiswerte Weitervermittlung (Least Cost Routing) zum privaten Telefoncarrier oder Internet - das im mrs integrierte intelligente Nachrichtenmanagement sorgt für die Reduktion der Faxgebühren Einfache Bedienung am PC Die einfache und übersichtliche Bedienung der einzelnen System-Funktionalitäten erfolgt aufgrund der nahtlosen Integration sowohl aus der eigenen Windows-Oberfläche (mrs-Client), als auch aus vorhandenen Office-Umgebungen (MS Outlook, SAP, Lotus Notes usw.) heraus. In der Regel läuft der Faxversand ergonomisch genauso wie das Versenden von E-Mails ab. Dieser Komfort wird durch eine neue Technik ermöglicht, die die Konvertierung von am PC erstellten Dokumenten (z.B. WinWord, Excel usw.) zentral auf dem Server erlaubt. Als Empfänger lassen sich Einzelpersonen genauso wie ganze Benutzergruppen definieren, die auch über ein Kurzwahlverzeichnis erreicht werden können. Die Unified Messaging Philosophie erlaubt eine gemischte Rundsendeliste aus Fax- und E-Mail-Adressen zu aktivieren und auf Knopfdruck z.B. ein WinWord-Dokument zu versenden. mrs sendet dann den Faxzielen WinWord-Dokumente in der entsprechenden Faxkonvertierung; die E-Mail-Ziele erhalten das Original WinWord-Dokument als Anhang. Mit Fax-On-Demand können Sie Ihre Firmeninformationen (Datenblätter, Preislisten, Sonderangebote) kostenlos einer breiten Öffentlichkeit zugänglich machen. Ihre Kunden können sich auf eigene Kosten von dem bei Ihnen installierten mrs System z.B. aktuelle Preisinformationen per Fax abrufen. Der Faxabruf via mrs bietet Ihren Kunden immer aktuelle Informationen und ist 24 Stunden am Tag dienstbereit. Wie funktioniert Fax-On-Demand? Sie hinterlegen auf dem mrs System Ihre abzurufenden Dokumente mittels Dateimanager mit einer numerischen, eindeutigen Durchwahl. Vorteil: Ihre Informationen sind auf die Minute aktuell (wie z.B. Last Minute Reisen). Der Kunde kann nun über zwei Methoden Ihre Faxinformationen abrufen: Faxabruf im Polling-Mode Die meisten Faxgeräte unterstützen den sogenannten Pollingmode oder Sendeabruf. Dabei wählt die interessierte Person die von Ihnen für das Dokument festgelegte Rufnummer und drückt die Starttaste am Faxgerät. Anschließend wird ihr durch mrs das gewünschte Dokument zugestellt. Faxabruf über Sprachmenü Die Anwahl einer Service-Nummer erfolgt über das Telefon, der Anrufer wird zunächst von einer Sprachansage begrüßt. Die zur Auswahl stehenden Dokumente wählt der Interessent durch die Eingabe der entsprechenden Nummer über seine Telefontastatur aus. Anschließend wird ihm das Dokument an sein Faxgerät übermittelt. Die im mrs eingebaute Spracherkennungstechnologie erlaubt die Auswahl der Abrufdokumente in natürlicher Sprache. Damit wird die Bedienungsergonomie nochmals deutlich verbessert. Einsatzbeispiele für Fax-On-Demand und Interactive Voice Response
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